I documenti sono gestiti in archivi diversi in base alla tipologia, e all’interno degli archivi ancora categorizzati. Insieme al documento in versione pdf, il sistema archivia la versione originale in Word (utile per le eventuali successive revisioni ed accessibile solo ai redattori dei documenti), la storia delle versioni e delle approvazioni e i metadati dei documenti.

I documenti possono avere un ciclo formale di revisione e approvazione o una più semplice approvazione immediata da parte di utenti specificatamente abilitati; una volta approvato, il documento è accessibile on line a tutti gli utenti autorizzati e può essere stampato in copie numerate e controllate, tracciandone la distribuzione ai fini del recupero e della sostituzione in occasione delle nuove versioni.

Infine, è possibile definire dei reminder automatici per impostare una frequenza fissa di revisione/conferma dei documenti.

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